DISEÑEMOS UN LIBRO NUEVO
Lo primero de todo es diseñar la hoja para no tener que estar más tarde rediseñando todo el trabajo. Vemos de que información disponemos y lo que queremos conseguir. Esto es, tenemos series de datos correspondientes a ingresos y gastos y queremos ver el saldo al final de cada periodo. Lo más lógico es pensar en tener una secuencia mensual aunque no se descarta que sea semanal para aquellas personas, que, por ejemplo, hagan una nómina semanal.
El siguiente paso lógico es crear un libro nuevo con la StarCalc. Para eso nos iremos a [Archivo], [Nuevo], [Hoja de C’alculo]. Pondremos los títulos de los encabezados para cada una de las columnas, empezando en A1, insertaremos Descripción. Para los rótulos de las fechas introducimos la primera fecha y utilizaremos seleccionar y arrastrar para que StarCalc complete el resto de las cabeceras. Luego pondremos en la columna A todas las descripciones de los gastos e ingresos, y debajo de cada fecha las cantidades correspondientes. Para seguir con la claridad, insertaremos Gastos para tener todos los gastos agrupadose Ingresos para los ingresos.
De esta manera desglosaremos los gastos e ingresos y sólo nos restaría añadir una línea para el cálculo del saldo.
Luego procedemos a retocar la estética para resaltar aquellos datos que nos interesen, tal como los Ingresos, los Gastos y el Saldo. En este punto cada cual puede poner su sello personal.
Como guía, resaltaremos los rótulos en negrita y las cuentas de Ingresos, Gastos y Saldo con una letra mayor, negrita y usando bordes.
Para el cálculo de los totales usaremos la función SUMA, para lo que elegiremos la columna correspondiente a enero y la fila que corresponde a Gastos e introduciremos =suma (. En este punto tendremos dos opciones: ingresar manualmente el rango de celdas o seleccionarlas con el ratón, en ambos casos hay que terminar cerrando el paréntesis 8.
Para calcular el resto de meses, se procederá a copiar la fórmula anterior en el resto de celdas de la fila correspondientes a los siguientes meses 9. La StarCalc corregirá la fórmula para que coincida con los datos de cada uno de los meses.
Hasta el momento tenemos los saldos de todas las cuentas de nuestro ejemplo. Pero queremos que nuestros datos nos faciliten una mayor cantidad de información. Podemos tener muchas cosas en mente, pero para esta primera práctica vamos a ver máximos, mínimos, promedios y porcentajes.
Comenzaremos con los máximos y mínimos. Nos situaremos en la barra de rótulos ingresaremos Máximo en N2, Mínimo en O2 y Promedio en P2, después de los meses. En la columna de Máximos utilizaremos la fórmula M’AX(), con la tilde incluida porque en otro caso no será reconocida. Para el mínimo utilizaremos M’IN(). La secuencia a ingresar sería: en N3 =m’ax(b3:m3) y en O3 m’in(b3:m3. En el caso de los promedios, nos situaremos en P3 y teclearemos promedio( b3:m3). Luego sólo nos quedará copiar las tres celdas construidas, en cada una de las celdas correspondientes a las distintas cuentas.
La salida de los porcentajes se puede hacer en una hoja distinta o en la misma hoja. Nosotros lo haremos en la misma hoja, aunque lo que aquí se explique se puede aplicar a otras hojas.
Primero hemos de construir los encabezados y las descripciones, esto es, los meses y las cuentas. Para ello usaremos un truco que nos permitirá ahorrar tiempo en el caso de que cambie alguno de los rótulos. Nos situaremos en A15 e introducimos =A2 y copiamos esta celda hasta M15 y luego repetimos desde A3 hasta A25.
